Het managen van de kabels en lichten op je conferentie

Het organiseren van een conferentie is een heel gedoe. Of het nu gaat over het organiseren van een stoeptegelconferentie in het lokale buurthuis of het organiseren van een internationaal conferentie in de RAI Amsterdam. Er zal tegenwoordig altijd een overmaat aan kabels aanwezig zijn en het goed begeleiden van al deze kabels is vaak, nee, altijd een grote uitdaging. Wees er zeker van dat je goed voorbereid bent op alle problemen die zich kunnen voordoen.

Zoveel kabels, zóveel kabels

Technologie is de leidraad voor veel presentaties en voor veel bedrijven, en ook voor veel stichtingen en verenigingen, is de apparatuur vaak met veel kabels verbonden. Ook is er vaak een stabiele internetverbinding nodig. En soms zijn er niet genoeg stopcontacten voor al de apparaten en moeten er extra stekkerdozen geregeld worden. Er komt vaak geen einde aan alle kabels en dit kan een groot probleem vormen voor de conferentie.

Kabelmanagement

Het is belangrijk dat alles er verzorgd uitziet wanneer je een conferentie organiseert. Losliggende kabels zien er niet alleen lelijk uit maar kunnen ook voor flinke ongelukken zorgen. Als een van de bezoekers van je conferentie valt over een kabel ben jij verantwoordelijk voor de medische kosten. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Het is daarom belangrijk om de kabels goed te ‘managen’. Het is verstandig om gebruik te maken van een kabelgoot, of zelfs een systeem aan kabelgoten. Zorg dat alle kabels veilig liggen en dat er goed overheen te lopen is.

Schakelmateriaal

Dan komen we aan bij het licht van de conferentie. Het licht in elk gedeelte van het gebouw zul je vaak apart willen regelen. Het automatiseren van het licht kan vaak veel energie, en dus veel geld schelen. Door het installeren van licht dat werkt op sensoren kan het gebruikt worden wanneer er klanten aanwezig zijn en verder de energie bespaard worden. Ook kan er met slimme schakelaars gewerkt worden om meer controle te hebben over de verlichting, zoals bijvoorbeeld Busch Jaeger schakelmateriaal.

Extra vraag 

Het is belangrijk om rekening te houden met de wensen van de klanten. Zorg er daarom voor dat je altijd genoeg extra materiaal en genoeg reservemateriaal beschikbaar hebt. Of het nu gaat om stekkerdozen, kabels of lampen, het is belangrijk om voorbereid te zijn. Soms zal er meer materiaal nodig zijn en vaak zal er vervangen materiaal nodig zijn. Zorg dat je niet voor verrassingen komt te staan en bezorg jezelf geen extra stress.